Tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja keräämme asiakkaistamme, mihin niitä käytetään ja millaiset oikeudet sinulla on. Seloste koskee ajanvarausta, asiakastietoja, puhelinpalvelua ja nettisivujamme.
1. Rekisterinpitäjä
Kauneus- ja hyvinvointihoitola Aurinkoinen (Y-tunnus 1653268-5)
Patokuja 1 A 5, 33960 Pirkkala
Yhteyshenkilö: Taina Päivärinne-Nummelin, taina.aurinkoinen@gmail.com, 050 542 9536
2. Mitä tietoja keräämme
Asiakastiedot ja ajanvaraus
- nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- syntymäpäivä ilman vuotta (päivä ja kuukausi), jos haluat meiltä syntymäpäivätervehdyksen
- varaukset ja käynnit: hoito, aika, hoitaja ja hinta
- ostetut tuotteet ja lahjakortit
- hoitoihin liittyvät muistiinpanot
- markkinointilupa ja viestintäasetukset
Terveyteen liittyvät tiedot
Osa hoidoista edellyttää, että tiedämme esimerkiksi allergioistasi, lääkityksestäsi tai ihoon vaikuttavista sairauksista. Keräämme näitä tietoja paperisella esitietolomakkeella vain siinä laajuudessa kuin hoidon turvallinen tekeminen vaatii, ja vain suostumuksellasi. Täydellistä syntymäaikaa kysytään vain esitietolomakkeella silloin, kun se on hoidon kannalta tarpeen. Sitä ei tallenneta sähköisesti.
Puhelinpalvelu
Kun soitat meille eikä kukaan meistä ehdi vastata, puheluun vastaa tekoälyyn perustuva virtuaaliasiakaspalvelija. Puhelusta käsitellään:
- puhelinnumerosi ja nimesi
- puhelun äänitallenne ja siitä tehty tekstiversio
- varauksesi tiedot, jos varaat, tarkistat tai perut ajan
- soittopyynnön aihe
Puhelun alussa kerrotaan, että juttelet virtuaaliasiakaspalvelijan kanssa ja että puhelu tallennetaan. Virtuaaliasiakaspalvelija tunnistaa puhelinnumerostasi, oletko jo asiakkaamme, jolloin se voi tervehtiä sinua nimeltä ja kertoa omat varauksesi. Se ei kysy eikä kirjaa terveyteen liittyviä tietoja, vaan ohjaa sinut keskustelemaan niistä henkilökunnan kanssa. Se ei tee sinusta päätöksiä, joilla olisi sinulle oikeusvaikutuksia. Jos et halua asioida virtuaaliasiakaspalvelijan kanssa, voit lopettaa puhelun ja varata ajan netissä tai soittaa myöhemmin uudelleen.
Nettisivut
Nettisivuillamme käytetään vain välttämättömiä evästeitä. Niistä kerrotaan kohdassa 9.
3. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella
| Käyttötarkoitus | Peruste |
|---|---|
| Ajanvaraus, hoitojen ja tuotteiden toimittaminen, varausvahvistukset ja muistutukset | Sopimus: palvelu, jonka tilaat meiltä |
| Terveyteen liittyvät esitiedot hoidon turvallisuuden varmistamiseksi | Suostumuksesi |
| Puhelinpalvelu: puheluihin vastaaminen, soittopyynnöt, puheluiden tallennus ja palvelun laadun seuraaminen | Oikeutettu etumme hoitaa asiakaspalvelu silloinkin, kun emme itse ehdi vastata, ja varmistaa, että palvelu toimii oikein |
| Kysymyksiin ja palautteeseen vastaaminen | Oikeutettu etumme |
| Tarjoukset ja uutiset tekstiviestillä tai sähköpostilla | Suostumuksesi, jonka voit perua milloin tahansa |
| Syntymäpäivätervehdys | Suostumuksesi: syntymäpäivän antaminen on vapaaehtoista |
| Kirjanpito ja muut lakisääteiset velvoitteet | Lakisääteinen velvoite |
Jos et anna hoidon kannalta tarpeellisia tietoja, emme välttämättä voi tehdä hoitoa.
4. Markkinointi
Lähetämme tarjouksia ja uutisia vain, jos olet antanut siihen luvan. Voit perua luvan milloin tahansa viestin peruutuslinkistä tai ottamalla meihin yhteyttä.
5. Kuka tietoja käsittelee
Tietojasi käsittelevät salongin henkilökunta ja seuraavat palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja vain meidän lukuumme ja ohjeidemme mukaan:
- Phorest (Phorest Salon Software, Irlanti): ajanvaraus- ja asiakasjärjestelmä, nettiajanvaraus, varausvahvistukset ja muistutukset. Tiedot säilytetään Euroopan talousalueella.
- Larbo Media Oy: puhelinpalvelun toimittaja. Larbo Media käyttää palvelun tuottamiseen seuraavia palveluntarjoajia:
- ElevenLabs (puhetunnistus, puhe ja puheluiden tallennus) ja sen kautta Google Cloud (Anthropicin tekoälymalli)
- Twilio (puhelinnumero, puheluiden välitys ja tekstiviestit)
- n8n (yhteys ajanvarausjärjestelmään)
- Google (soittopyyntöjen lähettäminen sähköpostilla)
Lisäksi kirjanpitotoimistomme ja maksupalvelut saavat tietoja siltä osin kuin kirjanpito ja maksujen käsittely edellyttävät.
Emme myy tietojasi emmekä luovuta niitä kenellekään omaan käyttöönsä.
6. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Ajanvaraus- ja asiakastiedot säilytetään Euroopan talousalueella. Puhelinpalvelussa ElevenLabs, Google Cloud ja Twilio käsittelevät tietoja Yhdysvalloissa, Google Cloud myös muualla ETA:n ulkopuolella. Samoin Google voi käsitellä sähköpostien tietoja Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.
7. Kuinka kauan tietoja säilytetään
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Asiakastiedot ja käyntihistoria | Asiakkuuden ajan. Poistamme tiedot, kun viimeisestä käynnistä on kulunut 3 vuotta, ellei laki edellytä pidempää säilytystä |
| Terveyteen liittyvät esitiedot | Asiakkuuden ajan, samoin kuin muut asiakastiedot. Voit pyytää poistamaan ne milloin tahansa |
| Kirjanpitoon liittyvät tiedot, kuten kuitit | Kirjanpitolain mukaan 6 vuotta |
| Puhelun äänitallenne ja tekstiversio | 30 päivää |
| Syntymäpäivä | Asiakkuuden ajan, tai kunnes pyydät poistamaan sen |
| Soittopyyntö | Kunnes asia on hoidettu, enintään 12 kuukautta |
| Markkinointilupa | Kunnes perut sen |
8. Tietojen suojaaminen
Sähköiset tiedot ovat salattuina palveluntarjoajiemme järjestelmissä, ja niihin pääsevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työssään. Paperiset lomakkeet säilytetään lukitussa kaapissa.
9. Evästeet
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja selaimessasi. Nettisivuillamme käytetään vain evästeitä, jotka ovat välttämättömiä sivujen toiminnalle. Emme käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä emmekä seuraa kävijöitä.
Yhteystiedot-sivulla on Google Mapsin kartta. Kun kartta latautuu, Google saa tietoja selaimestasi, kuten IP-osoitteesi, ja voi käyttää omia evästeitään oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
Nettiajanvaraus tapahtuu Phorestin varaussivulla, jolla on omat evästeasetuksensa.
10. Alle 16-vuotiaat
Emme kerää alle 16-vuotiaiden tietoja ilman huoltajan suostumusta.
11. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu, ja saada niistä kopio
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojesi poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuumme, ja kieltää suoramarkkinointi
- perua antamasi suostumus milloin tahansa
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa siirtääksesi ne toiseen palveluun
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi), jos katsot, että tietojasi on käsitelty väärin
Pyynnöt voit lähettää sähköpostilla osoitteeseen taina.aurinkoinen@gmail.com tai soittamalla numeroon 050 542 9536. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin luovutamme tietoja. Vastaamme kuukauden kuluessa. Virtuaaliasiakaspalvelija ei käsittele näitä pyyntöjä itse, vaan välittää ne henkilökunnalle.
12. Muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun toimintamme muuttuu.
Päivitetty viimeksi 26.10.2026.